Подробная инструкция оформления командировки в 2022 году

Иллюстрация / Фото: из открытых источников

Dimitr Бизнес и финансы 26.01.2022 398

Перед поездкой в командировку следует ознакомиться с условиями документов, чтобы понимать, какие расходы компания сможет возместить, а какие — нет.

Для того чтобы рабочий процесс в различных компаниях и организациях шел быстрее, нередко требуется отправлять сотрудников для переговоров, подписания документов, различных деловых встреч, а также стажировок для повышения профессионализма. Главным отличием командировки является то, что вся работа проходит на достаточно большом расстоянии от дома, именно поэтому к вопросу оформления стоит подойти ответственно.

Этапы оформления командировки

Стоит также отметить, что во время рабочей поездки сотрудник проживает, как правило, в съемных гостиничных номерах или же квартирах. Как правило, большинство квартир не выдают нужных документов, поэтому отчетные документы за проживание в квартире можно заказать на doc-msk-1.com.

У каждой компании, отправляющей сотрудников в командировки, должен быть составлен локальный акт, который будет регулировать процесс командирования сотрудников в командировке. В подобных документах указывают следующую информацию:

для чего сотруднику ехать;
сумма суточных за границей и по стране;
кого могут отправить;
какие расходы будут оплачены предприятием.

Перед поездкой в командировку следует ознакомиться с условиями данного документа, для того чтобы понимать, какие расходы компания сможет возместить, а какие — нет.

Что нужно для отправки сотрудника в командировку

Чтобы отправить сотрудника в командировку, следует очень внимательно отнестись ко всем тонкостям этого процесса. К ним относятся:

Выбор сотрудника. К этому пункту нужно отнестись особенно внимательно, ведь не все сотрудники могут выполнить ту или иную задачу, и могут просто не оправдать ожиданий, помимо этого есть категории сотрудников, которых нельзя отправлять в командировку.
Согласование с сотрудником деталей командировки. С сотрудником нужно обязательно согласовать все детали командировки: её продолжительность, цель и прочие нюансы, которые могут разниться.
Заявление на выплату аванса для сотрудника. Для получения аванса в командировке сотруднику нужно написать заявление на получение аванса для оплаты билетов, жилья и других нужд.
Составление приказа о предстоящей командировке. В данном документе указываются все основные детали поездки, приказ должен быть подписан как руководителем, так и сотрудником.
Покупка билетов и аренда жилья. В разных компаниях покупкой билетов занимаются разные люди. Где-то это может быть сам сотрудник, а в каких-то организациях это может быть организовано специалистами, которые занимаются именно командировками.
Выплата суточных. Суточные — деньги, которые перечисляют сотруднику перед поездкой. Они предназначены для оплаты дополнительных расходов, которые связаны с командировкой. Сумму компания определяет самостоятельно.
Полный отчет о расходах. Для этого сотруднику нужно будет сохранять чеки и посадочные талоны, а по приезду отчитаться по расходам командировки.

Если все правила соблюдаются, то как у сотрудника, так и у начальства не должно возникнуть никаких проблем с документами для командировки. Главное — все обсудить с командируемым перед поездкой, и обязательно поддерживать связь в период поездки.

Отчётные документы

Отчетные документы в командировках разделяются всего на три категории:

жилье;
транспорт;
прочие расходы.

Жилье

Для подтверждения проживания в гостиничном номере или же в съемной квартире командируемому сотруднику нужно обязательно предоставить чеки об оплате или договор о найме жилого помещения.

Транспорт

Стоит отметить, что билеты на транспорт — документы строгой отчетности. В случае онлайн-покупки обязательно нужно сохранять все электронные чеки. Если сотрудник летел самолетом, то он обязан предоставить маршрутную квитанцию и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра.

Прочие расходы

Прочие расходы могут возмещаться в зависимости от компании. Все детали заранее обсуждаются с руководством, но сотруднику стоит сохранять чеки.
Чтобы не возникло никаких проблем, следует очень ответственно подойти к выбору и отправке сотрудника в командировку.

Читай больше интересных советов на главной странице btblady.com