Пять правил деловой электронной переписки

31.07.2015 1162 Dimitr

Деловой этикет — узнай 5 важных правил электронной переписки

В современном мире больше не осталось времени на телефонные звонки и продолжительные бизнес-встречи. Большинство вопросов принято решать в режиме онлайн с документальным подтверждением в виде электронной переписки. Это говорит о том, что деловой этикет общения по «мылу» должен быть внедрен в компетенцию сотрудника по умолчанию.

Предлагаем 5 правил, которые не только упростят переписку, катализируют процесс общения, но и помогут избежать ошибок и недоразумений.

1. Приучите себя ставить адрес получателя в самую последнюю очередь

Таким образом Вы не рискуете отправить черновик письма случайным касанием к клавиатуре. Вы можете править письмо сколько угодно без страха отправить его недописанным. Простое, но очень эффективное правило.

2. Четко прописывайте тему письма

Важно, чтобы получатель сразу понимал о чем речь и мог без труда по главному тематическому слову найти при необходимости это письмо в своем ящике сообщений. Например, «дата встречи перенесена», «презентация N_варианты».

3. Краткость – сестра таланта

Прописывайте в теле письма только самое главное, менее важную информацию можно отправить прикрепленным файлом. Лакончные письма всегда хорошо воспринимаются. И если Ваша информация, действительно, будет востребована, то поверьте, получатель откроет прикрепленные документы. Не забудьте начать с дат, контактов и места встречи. Это то, что всегда важно и сразу ориентирует.

4. Используйте официальный почтовый ящик и подпись

У каждого из нас есть почтовый адрес для регистрации на ресурах личного пользования. Обычно это какие-нибудь koshe4ka@.. или superman1989@... Пользоваться таким адресом в рабочих целях немного не солидно. Сложно с уважением отвечать pypsik777@... Кроме этого замечания еще маленький совет: в настройках сделайте себе подпись, в которой укажите правильно свою должность и дополнительные контактные данные. Эта мелочь порой играет решающую роль.

5. Следите за речью

Да, даже в электронной переписке не стоит злоупотреблять знаками восклицания, выделениями, разнокалиберными шрифтами. Выражайте свои мысли просто и доступно, и, что немаловажно, грамотно. При возможности упрощайте.

Читай больше интересных советов на главной странице btblady.com